เคยไหม...พัฒนาระบบแล้วไม่ประสบความสำเร็จ ระบบที่ได้ไม่รองรับกับความต้องการที่มี ปัญหาหลักๆ มักมาจากการที่เราไม่มีความรู้ว่าองค์กรของเรามีข้อมูลอะไรบ้าง ต้องเตรียมตัวอย่างไร ต้องการระบบแบบไหนเพื่อมารองรับการทำงานในปัจจุบันและปรับให้สอดคล้องเข้ากันกับความต้องการที่จะใช้ระบบ ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป ถ้าเรามีขั้นตอนการเตรียมความพร้อมก่อนที่เราจะเริ่มพัฒนาระบบ นั่นคือการทำ Gap Analysis

Gap Analysis คืออะไร

Gap Analysis คือการวิเคราะห์ช่องว่าง หรือการประเมินประสิทธิภาพองค์กรธุรกิจ เป็นการประเมินเบื้องต้นเพื่อหาช่องว่างหรือข้อบกพร่องที่มีอยู่ในปัจจุบันเพื่อนำมาพิจารณาว่าองค์กรของเราตอนนี้ยังขาดจุดไหนบ้าง เพื่อหาช่องว่างที่ต้องเติมเต็มนำมาปรับปรุงพัฒนาให้ดีขึ้น โดยเราต้องกำหนดเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์เพื่อมาวิเคราะห์หาแนวทางการทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ และช่วยให้องค์กรเติบโตก้าวไปข้างหน้า กล่าวคือ Gap Analysis เป็นการวิเคราะห์เพื่อดูว่าองค์กรของเรามีปัญหาใดบ้างที่ต้องแก้ไขเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้

Gap Analysis กับ Software Implementation (Odoo ERP)

สำหรับการทำ Gap Analysis ก่อนเริ่มทำการพัฒนาระบบ (Software Implementation) มีจุดประสงค์เพื่อเป็นการเก็บข้อมูล และวิเคราะห์ความต้องการในการใช้ระบบขององค์กรนั้นๆ เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการพัฒนาระบบ ทางทีมผู้พัฒนาระบบจะเข้าไปเก็บข้อมูลการทำงานของแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับโมดูลที่เลือกใช้ในองค์กร พูดคุยกับทางผู้ใช้งานแต่ละแผนกโดยตรง เพื่อดูกระบวนการทำงาน ข้อมูล เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยใช้ระยะเวลาในการเก็บข้อมูลประมาณ 3-4 วัน หลังจากนั้นทีมจะนำข้อมูลที่ได้มาทำการวิเคราะห์และสรุปผล โดยใช้ระยะเวลาประมาณ 7-14 วัน

โดยผลการวิเคราะห์ที่ได้จากการทำ Gap Analysis จะทำให้เราทราบถึงกระบวนการทำงานและข้อมูลขององค์กร ฟีเจอร์ที่ผู้ใช้งานต้องการว่าระบบ Odoo ERP Standard Version สามารถครอบคลุมการทำงานขององค์กรเพียงพอหรือไม่ หากยังไม่ครอบคลุมต้องมีการพัฒนาเพิ่มเติม (Customization) ควรจะพัฒนาเพิ่มในส่วนไหนบ้าง

 การทำ Gap Analysis จะทำให้เราทราบถึง

• ข้อมูลภาพรวมขององค์กรว่ามีความพร้อมในพัฒนาระบบเพียงใด ยังขาดข้อมูลส่วนใดบ้าง ควรเพิ่มเติมข้อมูลส่วนไหน ปัญหาที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงานอะไรบ้างและระบบจะเข้ามาช่วยในการทำงานได้อย่างไร หรือควรปรับการทำงานของพนักงานในองค์กรเพื่อเตรียมความพร้อมในการใช้ระบบอย่างไรบ้าง

• ขอบเขตงานทั้งหมด (Requirement Scope) ที่ทีมผู้พัฒนาระบบจะทำงานและส่งมอบให้
  

• ค่าใช้จ่ายเบื้องต้นในการพัฒนาระบบ ทำให้องค์กรสามารถวางแผนและกำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายได้ หากระบบที่ต้องการมีหลายส่วนงานเป็นสเกลใหญ่ อาจวางแผนแบ่งการพัฒนาเป็นหลายเฟส ไม่จำเป็นต้องรอระบบขึ้นพร้อมกันหมดทุกแผนก

• ผลการเปรียบเทียบระบบ Odoo ERP ระหว่าง Standard Version และ Customization ว่าฟีเจอร์ที่องค์กรต้องการใช้งานมีพร้อมใช้งานเรียบร้อยแล้วหรือต้องพัฒนา (Implementation) เพิ่มเติมในส่วนใดบ้าง
  

• ระยะเวลาที่ใช้ในการพัฒนาระบบทั้งหมด (Project Timeline) รวมถึงระยะเวลาพัฒนาในส่วนที่จำเป็นต้องพัฒนา และแนะนำให้พัฒนาก่อน เพื่อที่องค์กรจะได้มองเห็นภาพรวมของกรอบระยะเวลาทำงาน

การทำ Gap Analysis สามารถนำไปปรับใช้กับการทำงานที่หลากหลาย ไม่ใช่เฉพาะแค่การพัฒนาระบบเท่านั้น องค์กรควรกำหนดเป้าหมายที่ต้องการให้ชัดเจน หาช่องว่างและวิธีการที่จะอุดช่องว่างนั้น และอย่าลืมหาที่ปรึกษาที่จะช่วยแนะนำแนวทางแก้ไขปัญหาที่ถูกต้อง หากคุณกำลังต้องการจะเปลี่ยนระบบ หรืออยากนำระบบ Odoo ERP มาใช้ในการทำงาน ติดต่อ Roots ได้ทันที คลิกเลย Contact us