ธุรกิจขนาดเล็กและกลาง (SMEs) มักมีการใช้ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มกำไร อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติงาน ERP นั้นเป็นงานที่ซับซ้อนและท้าทาย และมักไม่ประสบความสำเร็จในการขึ้นระบบ ในบทความนี้เราจะพูดถึงเหตุผลสำคัญที่ทำให้ SMEs ล้มเหลวในการพัฒนา ERP

การวางแผน (Planning)

หนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการปฏิบัติงาน ERP คือการวางแผน ขาดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ชัดเจน ทรัพยากรไม่เพียงพอ (งบประมาณและแรงงาน) และต้นทุนที่ไม่ได้วางแผนอย่างเหมาะสม สามารถมีส่วนสำคัญในการทำให้การปฏิบัติงาน ERP ล้มเหลวได้ มีผู้ประกอบการ SMEs ที่ไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและที่เป็นไปไม่ได้สำหรับโครงการปฏิบัติงาน ERP นี้ ซึ่งทำให้มีความสับสนและไม่แน่ใจในทีมโครงการ โดยไม่มีแผนที่ชัดเจนโครงการอาจเสียเวลา, ขยายขอบเขตงานและเกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ SMEs ยังมักจะมีการประเมินไม่ถูกต้องเกี่ยวกับการเตรียมทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการพัฒนาระบบ ERP ทั้งในเรื่องของงบประมาณและบุคลากร

การคัดเลือก (Selection)

การเลือกระบบ ERP เป็นการตัดสินใจที่สำคัญและมีผลต่อความสำเร็จของโครงการพัฒนาระบบ ERP โดยผู้ประกอบการขนาดกลางและเล็ก (SMEs) มักจะเลือกระบบที่ไม่ยืดหยุ่นและไม่ตอบสนองต่อความต้องการในธุรกิจของพวกเขา สิ่งนี้อาจทำให้ผู้ใช้เกิดการต่อต้านการใช้งานระบบซึ่งสามารถเป็นอุปสรรคต่อการนำระบบไปใช้งานได้ ข้อผิดพลาดอื่นคือการเลือกผู้พัฒนา ERP โดยใช้เกณฑ์ราคาข้อเสนอที่ต่ำที่สุดโดยไม่พิจารณาจากประสบการณ์การทำงาน ความเชี่ยวชาญและประวัติการพัฒนาระบบ ERP ของพวกเขา สิ่งนี้อาจทำให้เกิดความเสี่ยงในการที่จะพัฒนาโปรเจคไม่จบ และเกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในอนาคตได้

การพัฒนาระบบ (Implementation)

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและการมีส่วนร่วมของ Stakeholder มีผลสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการการพัฒนา ERP ซึ่งส่วนใหญ่ SMEs มักล้มเหลวในการให้ผู้เกี่ยวข้องหลักมีส่วนร่วมในขั้นตอนการวางแผนและการดำเนินการ นำไปสู่ความไม่เชื่อมั่นและการต้านทานการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ ทีมผู้พัฒนาที่ไม่มีประสบการณ์สามารถมีความเสี่ยงให้โปรเจคในการพัฒนาระบบ ERP ไม่ประสบความสำเร็จได้ ซึ่ง SMEs ควรให้ความสำคัญกับการเลือกทีมที่มีประสบการณ์และเข้าใจความต้องการเฉพาะของธุรกิจของพวกเขา สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสบการณ์ในการพัฒนา ERP ที่ประสบความสำเร็จ

การเริ่มใช้งาน (Go-Live)

ขั้นตอนการเริ่มใช้งาน (go-live) เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการพัฒนาระบบ ERP การให้การฝึกอบรมผู้ใช้งานที่ไม่มีประสิทธิภาพและการไม่มีทีม Support สามารถส่งผลให้การขึ้นระบบ ERP ล้มเหลวได้ ซึ่งธุรกิจขนาดเล็กและกลาง (SMEs) มักละเลยความสำคัญของการฝึกอบรมผู้ใช้ เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบเข้าใจและสามารถปฏิบัติงานได้ ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนและเกิดการต่อต้านเรื่องของการเปลี่ยนแปลงการทำงานต่างๆ (Change Management) โดยที่การมีทีม Support เป็นสิ่งที่สำคัญต่อความสำเร็จของการขึ้นโครงการพัฒนาระบบ ERP ดังนั้น SMEs ควรมั่นใจว่าพวกเขามีทีมที่มุ่งเน้นการให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง ไม่ขาดตอน รวมไปถึงการแก้ปัญหาอย่างทันท่วงที และการบำรุงรักษาระบบเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าระบบจะไม่ล่ม และมีการสำรองข้อมูลการใช้งานอยู่อย่างต่อเนื่อง

จากที่กล่าวมาทั้งหมดนั้น ธุรกิจขนาดเล็กและกลาง (SMEs) สามารถหลีกเลี่ยงความล้มเหลวในการพัฒนาระบบ ERP โดยหลีกเลี่ยงและป้องกันตามรายละเอียดที่กล่าวมาในบทความนี้ การวางแผนอย่างเหมาะสม, เลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมและเลือกผู้พัฒนาที่มีประสบการณ์ หรือมีความน่าเชื่อถือ, เสริมเรื่องการสื่อสารให้เกิดประสิทธิภาพ, การฝึกอบรมและการสนับสนุนที่เพียงพอเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของโครงการการพัฒนาระบบ ERP โดยเชื่อว่า SMEs จะสามารถนำระบบ ERP ไปใช้ในองค์กรให้เกิดประโยชน์ได้อย่างสูงสุด รวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพ, ลดต้นทุน, เพิ่มผลิตผลและกำไรได้อย่างแน่นอน