หลายคนอาจจะเคยประสบปัญหากับงานในโครงการที่ตนดูแลอยู่ล่าช้า ไม่เป็นไปตามแพลนที่วางไว้ มีงานเพิ่มเข้ามาโดยที่ไม่ได้กำหนดไว้ตั้งแต่แรก ปัญหาเหล่านี้มักมาจากการที่ไม่ได้วางแผนโครงการไว้ก่อนเริ่มงาน
วันนี้ Roots จะมาแชร์เทคนิคการบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ จะต้องมี 4 ส่วนประกอบที่สำคัญ คือ
- คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work – SOW หรือ Scope Statement)
- รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)
- กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)
- แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)
เรามาเรียนรู้กันว่าในแต่ละส่วนประกอบมีอะไรบ้าง...
4 must-know tips
to achieve successful
Project Management
1. คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ
(Statement of Work - SOW หรือ Scope Statement)
คำอธิบายที่มีการอธิบายแบบละเอียดของโครงการรวมถึงงานต่าง ๆ ที่ต้องทำในโครงการ มักจะประกอบด้วยวัตถุประสงค์ของโครงการ, คำอธิบายโดยย่อของงานที่สำคัญ, รายการของผลผลิต (List of deliverables), ข้อจำกัดเกี่ยวกับงบประมาณ (ถ้ามี) และหมายกำหนดการโดยรวม (Overall schedule)
ระหว่างการจัดทำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ ผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบในความครบถ้วนของเนื้อหา โดยการทบทวนหลายครั้งกับผู้เชี่ยวชาญ (Functional specialists) ที่เกี่ยวข้อง เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลทางเทคนิคและบริหารนั้น เพียงพอที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ
หลังจากได้รับความคิดเห็นรอบด้านแล้ว ผู้จัดการโครงการควรดำเนินการจัดการประชุมตรวจสอบครั้งสุดท้ายกับผู้จัดการระดับสูง (Senior management) ก่อนจะนำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการไปใช้ต่อในการวางแผนโครงการ
2. รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ
(Project Specification)
การกำหนดมาตรฐานและรายละเอียดของวัตถุดิบและผลผลิตที่ได้จากโครงการ ข้อมูลส่วนนี้ใช้สำหรับการประเมินค่าใช้จ่ายและแรงงานที่ต้องใช้ การแก้ไขมาตรฐานเพียงเล็กน้อยอาจจะเป็นผลกระทบใหญ่ต่อค่าใช้จ่าย
ยกตัวอย่างเช่น ถ้าลูกค้าขอเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขึ้น 1-2% อาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมขึ้นมา เป็นต้น อีกเหตุผลที่ควรระบุรายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการก็เพื่อเป็นการป้องกันว่าจะไม่มีเหตุการณ์อันไม่พึงประสงค์เกิดขึ้นกับลูกค้าเมื่อได้รับส่งมอบงาน
3. กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)
กำหนดการของเป้าหมาย ประกอบไปด้วย
- วันเริ่มต้นโครงการ (Project start date)
- วันสิ้นสุดโครงการ (Project end date)
- กำหนดการของเป้าหมายสำคัญ (Major milestones)
- ผลผลิตหรือรายงาน (Deliverables or reports)
วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดโครงการ (กรณีที่มีการกำหนดไว้แล้ว) จำเป็นต้องถูกรวมเข้าไปในการวางแผนโครงการ กำหนดการของเป้าหมายที่มีความสำคัญ เช่น การประชุมเพื่อตรวจสอบวัตถุประสงค์ของโครงการ, วันที่ระบบตัวอย่างพร้อมส่งมอบ, วันเริ่มทดสอบระบบจริง หรือเรื่องอื่น ๆ ก็ควรนำมาระบุลงในแผนโครงการด้วยเช่นกัน
4. แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure - WBS)
แผนงานอย่างละเอียดเปรียบเสมือนตัวแทนซึ่งถูกจัดเรียงเป็นลำดับขั้นของงานที่ต้องทำในโครงการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ทำหน้าที่เสมือนเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการแตกงานใหญ่ออกเป็นส่วนเล็ก ๆ เพื่อที่ง่ายต่อการบริหารจัดการ เพราะอำนาจและผู้รับผิดชอบจะถูกกำหนดให้กับงานชิ้นเล็กลง
- ลดความเกี่ยวข้องและขึ้นต่อกันระหว่างงานใหญ่ลง
- สามารถกำหนดค่าใช้จ่ายและงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- สามารถระบุความเชื่อมโยงระหว่างงานย่อยสู่งานใหญ่ และวางแผนเพื่อการควบคุมโครงงานได้
- ง่ายต่อการวัดผลและติดตามความก้าวหน้าของงานในเชิงระยะเวลาและค่าใช้จ่ายที่ใช้และประสิทธิภาพของงาน
การออกแบบและเขียนแผนงานอย่างละเอียด ต้องทำด้วยความรอบคอบ แผนงานอย่างละเอียดที่ดีนั้น สามารถนำไปใช้ในการจัดเตรียมสิ่งต่าง ๆ ได้
- ตารางความรับผิดชอบ (The responsibility matrix)
- โครงข่ายของหมายกำหนดการ (Network scheduling)
- ค่าใช้จ่าย (Costing)
- การวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk analysis)
- โครงสร้างขององค์กรหรือบุคคลากร (Organizational structures)
- แผนการควบคุม (Control)
เพียง 4 ข้อเท่านี้ ก็สามารถช่วยให้การบริหารโครงการของคุณมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นแล้ว สนใจพัฒนาระบบ ERP กับ Roots, Odoo Official Partner เราทำงานตามขั้นตอน มีแบบแผน และมีกระบวนการทำงานที่ได้รับมาตรฐานสากล ติดต่อเราได้เลย คลิก
4 ส่วนประกอบสำคัญ ในการบริหารงานโครงการให้ประสบความสำเร็จ